Sono un maniaco dell’organizzazione, o almeno mi piace provare a esserlo, ed Evernote mi ha cambiato la vita.
Loro si auto-definiscono come “il tuo secondo cervello“, e non mi viene in mente una definizione migliore.
Sono un secondo cervello che, se usato bene, funziona meglio ed è più affidabile del primo: almeno del mio.
Una memoria digitale.

Una certezza.

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LA MIA STORIA CON EVERNOTE

Mi sono sempre piaciute le liste, le note, gli elenchi: di carta però.
Non ricordo bene quando ho iniziato a usare Evernote, ma ricordo il perché: perché ne parlavano in tanti, e tutti quelli che ne parlavano erano persone che reputo intelligenti.
Mi sono detto “perché no”, ma all’inizio non mi ha preso.
Per capire quanto Evernote fosse un’app straordinaria ci è voluto l’amico Mauro Sandrini, che nella primavera di quest’anno mi ha consigliato di fare l’abbonamento alla versione Premium, studiarmi un attimo un metodo serio per usarla, e vedere un po’ cosa sarebbe successo.
A farla breve (anzi no, non sarà un post breve, perciò se non hai voglia di leggere cose approfondite puoi sempre andare qui), me ne sono innamorato.

Magari può succedere anche a te.

COS’È EVERNOTE

È un’app per prendere note, disponibile su smartphone, tablet, e computer.

Salva automaticamente in locale e su cloud, e permette di recuperare tutto su ogni dispositivo collegato.

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A mio modesto parere usare la versione gratuita non ha senso: le funzionalità che fanno la differenza sono nella premium.
Se ti basta la versione gratuita, possono benissimo bastare anche le app “Note” su iOs e “Keep” su Android (e non c’è niente di male).
D’ora in poi quando parlerò di Evernote intenderò Evernote premium: costa 39,99€ all’anno e li vale tutti.
C’è anche la versione Plus che è una via di mezzo e costa 19,99€, ma per 20€ di differenza (nemmeno 2€ al mese) non voglio fare il tirchio: la Premium costa 3,3325€ al mese, e fa risparmiare un sacco di tempo. Se il tempo è denaro, la premium è un affare.
***Edit 27/07/2016***
I prezzi sono passati a 29,99€ la Plus e 59,99€ la Premium (5/€ al mese).
***

Per una panoramica con le differenze tra le tre versioni clicca qui.

Se usata bene, Evernote permette di fare meno casino, abbandonare la carta, avere tutto e sempre a portata di mano.

Ovviamente se usata male può moltiplicare il casino (è la dose a fare il veleno).

Ho vissuto per circa 7 mesi felicemente senza smartphone, ma Evernote Premium è da sola un motivo sufficiente a giustificarne uno: lo si può tenere offline, e usare Evernote al massimo delle sue potenzialità.

Un altro vantaggio chiave di Evernote è che permette di separare email e scocciature, puntando al mito dell’inbox zero.

Un’ultima nota prima di cominciare: forse esistono altre app simili o addirittura migliori, ma non le conosco.
Evernote è ormai uno standard (meritatamente secondo me) e se non lo vuoi usare solo per fare l’anticonformista non c’è problema.
Se non lo usi perché non ne hai bisogno idem, anche se credo che il bisogno ce lo si crei usandolo: non è che senza Evernote non si viva/lavori, è che  permette di fare meglio e più velocemente tante cose.

Se invece non lo usi perché conosci strumenti migliori, per favore segnalameli nei commenti o a info@matteopezzi.com

COME LO USO: PER INIZIARE

Per prima cosa, bisogna familiarizzare con gli strumenti chiave di Evernote:
  • le note: possono essere scritte, immagini, audio, disegni a mano libera, elenchi. O anche una combinazione di tutte queste cose: nel 99% dei casi le mie sono scritte, nello 0,85% dei casi immagini, nello 0,15% dei casi audio
  • i taccuini: sono dei raccoglitori di note, delle cartelle
  • i tag: sono parole chiave da assegnare a note e/o taccuini
È vitale limitare il numero dei taccuini, e il numero di note all’interno di certi taccuini: averne mille non serve niente, se non a fare del casino.

Stessa cosa per i tag: io cerco di non superare né i 10 taccuini né i 10 tag.

COME LO USO: COSA CI METTO DENTRO

Al momento i miei taccuini si chiamano:
  • appunti
  • CHECKLIST
  • CONTATTI
  • FOTO (SCHEMI)
  • LIBRI (SCHEMI)
  • matteopezzi’s notebook
  • MP
  • PARIGI
  • TOOL
  • X
  • in più ci sono anche il cestino e il taccuino con le modifiche conflittuali tra un dispositivo e l’altro
I miei tag invece:
  • film
  • idee
  • lavoro
  • libri
  • link
  • musica
  • NL
  • scannable
  • to do
  • to do pc
Ma cosa ci si mette dentro?

Io faccio così.

Il taccuino più importante è quello meno specifico, che con immane sforzo di fantasia ho battezzato “Appunti”: qui ci metto tutto quello che mi passa per la testa, assegnando ad ogni nota un tag.
È il taccuino di smistamento, i tag li uso quasi solo qui.
È l’unico taccuino dinamico: gli altri sono piuttosto statici (o meglio, lenti), come vedremo più avanti.
In questo taccuino ci sono facilmente almeno 100 note, ma non c’è da aver paura: qui sono permesse.

Ci annoto tutto quello che mi passa per la testa, e i tag hanno questi significati:

 
Film: film da vedere, sia che trovo io o che mi consigliano. Sono la tipica persona che quando qualcuno gli dice “Oh devi assolutamente vedere questo film”, si dimentica in 4 secondi: ecco perché ho iniziato a segnarli.
Idee: potrebbe anche essere rinominato “cazzate”. Ci stanno le cose più balzane che mi passano per la mente, e che hanno pochissime probabilità di venire realizzate in un futuro. Ma preferisco segnarle, non si sa mai.
Lavoro: cose temporanee che riguardano il lavoro, quindi indirizzi dove scattare, note sulla persona da fotografare, cose così. Fatto il lavoro, cancello la nota. Tengo una nota intitolata “_per sicurezza” in cui copio le note che cancello ma che non si sa mai, potrei averne bisogno in futuro (anche se in realtà non ne ho mai avuto bisogno).
Libri: la stessa cosa che ho scritto per i film, applicata ai libri.
Link: quando vedo o mi consigliano un post che voglio leggere, copio l’indirizzo qui e me lo leggo dal tablet, che per me è il dispositivo più comodo per leggere online.
Musica: la stessa cosa che ho scritto per i film e i libri, applicata alla musica.
NL: sta per newsletter, ci metto tutte le cose che andranno nelle mie newsletter o sul mio sito.
Scannable: lo vediamo dopo
To do: le cose da fare, tipo andare in banca, compra questo, vai lì, eccetera. Se le cose vanno fatte in un determinato giorno, le copio direttamente su Google Calendar, ma quasi sempre passano prima da Evernote, per il semplice motivo che è più veloce.
To do pc: le cose da fare, ma a computer. Tipo manda quella mail, carica quella foto, scrivi questo, eccetera.

Cancellare note dagli ultimi due tag mi dà sempre una certa soddisfazione da “e anche questa è fatta!”.

Cliccando sul tag vedo solo le note archiviate con quel tag, perciò è come se fossero a loro volta delle sottocartelle.

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Per quanto riguarda gli altri taccuini invece, la storia è un po’ più lunga: anche qui, vediamoli uno per uno.

CHECKLIST: ho letto da poco un libro fantastico, The Checklist Manifesto di Atul Gawande, e ho subito creato questo taccuino. In poche parole spiega come l’utilizzo di semplici checklist, ovvero liste di controllo, aiuti a svolgere i compiti che non svolgiamo abitualmente, o che svolgiamo sempre e che quindi crediamo di saper fare (cadendo in errori banali).
Possono essere utilizzate in tutti gli ambiti: le prime sono state sfruttate dall’aviazione militare per evitare incidenti aerei; Gawande, che è un chirurgo di fama, le usa e le ha diffuse nelle sale operatorie per salvare vite; io mi accontento di crearne una ad esempio per non dimenticarmi le batterie di riserva nella borsa della macchina fotografica prima di un lavoro.

Utilissime, e con Evernote sempre a portata di mano.

CONTATTI: ci metto indirizzi, mail e telefoni di clienti, amici, proprietari di casa, eccetera. Meglio della rubrica, perché è su tutti i dispositivi, ed è più facile inserire più informazioni tipo indirizzi fisici, eccetera.

FOTO (SCHEMI): è il mio quaderno sulla fotografia, ci metto le cose che imparo lavorando (ad esempio c’è la nota “ritratti”, in cui dopo un lavoro mi segno le cose che hanno funzionato bene e meno bene) o studiando (vedi la nota “maestri”, dove metto appunti su libri e articoli di grandi fotografi).

È importante avere dei maestri, vivi o morti che siano.

LIBRI (SCHEMI): è il taccuino di cui sono più fiero. Per ogni libro che leggo e che mi ha lasciato qualcosa c’è una nota, e posso sempre avere a portata di mano gli insegnamenti che ne ho tratto. Metterli in atto è un altro paio di maniche, ma il fatto di averli è già una scusa in meno.
Un altra persona che fa qualcosa di simile è Derek Sivers nella pagina “books” del suo sito, fantastica.

Io pubblico le mie letture del mese, ad oggi da più di un anno e mezzo: un piccolo traguardo che mi rende orgoglioso.

matteopezzi’s notebook: è il taccuino predefinito che ha creato Evernote quando mi sono iscritto. Dentro ci sono una decina di note con un po’ di risorse, tipo un elenco di siti e blog che ogni tanto leggo, la nota coi soldi che devo avere dai clienti, una nota con fotografi da studiare in futuro, più le note “film da guardare”, “libri da leggere”, “musica da comprare” (sì, compro ancora la musica, sono all’antica).
Qui è dove trasferisco le note dai tag musica, film, e musica, del taccuino “Appunti”.

La nota “libri da leggere” ha una lunghezza spaventosa, e ovviamente non leggerò mai tutto i libri che ci sono scritti. Per ogni libro segno anche chi me l’ha consigliato o dove l’ho scoperto. Un giorno farò un post su come organizzo l’archivio e i backup degli e-book grazie a Calibre, non oggi però (è segnato nel tag to do pc, quindi prima o poi lo farò).

MP: qui dentro ci sono dieci note, su cose che sto imparando (MP sta, con grande fantasia, per Matteo Pezzi). Ad esempio c’è una nota sul francese, una sull’inglese, una in cui raccolgo appunti su vari post su internet, eccetera

PARIGI: l’ho creata prima del mio trasferimento nella capitale francese. C’è una nota con la lista della spesa, più qualche nota sulle pratiche burocratiche. È stato un taccuino utilissimo mentre cercavo casa: qui segnavo tutti gli indirizzi da visitare, numeri di telefono, eccetera. Un giorno scriverò un post su come mi sono trasferito a Parigi, ma non oggi: per ora mi limito a ringraziare l’amico Roberto Pasini.

TOOL: che bello avere fantasia nei nomi. Qui ci tengo appunto degli strumenti, più o meno utili. Tra le note, ad esempio, ce n’è una con la mia rosa del fantacalcio, una in cui mi segno delle ricette da provare, una con appunti sui vari posti che ho visitato, una con dei siti utili, cose così. È il taccuino che uso di meno.

X: è un taccuino condiviso di un progetto che sto facendo con un amico. Ecco, mi ero dimenticato di parlare dei taccuini condivisi, a cui possono accedere più utenti (su invito) di Evernote. Il creatore del taccuino invita gli altri, e decide cosa possono fare (modificare, cancellare, eccetera).

Molto più pratico delle e-mail per progetti in comune.

COME LO USO: COSA NON CI METTO

Ci sono alcune cose che non metto in Evernote:
  • le password: per quelle uso un salvavita di nome Clipperz (lo consiglio a tutti, gestire bene e in modo sicuro le password è una cosa sottovalutata da tanti)
  • immagini. Ne tengo pochissime, perché occupano memoria (specie sul telefono) e rallentano Evernote. Le uniche immagini che tengo sono degli screenshot fatti al volo col cellulare nel taccuino Appunti, che poi cancello in seguito (ad esempio, qualcuno mi consiglia una canzone, non ho voglia di scrivere, faccio lo screenshot, lo archivio col tag musica, e quando ho tempo la ascolto e poi cancello la nota)

COME LO USO: LE CONSEGUENZE

Il cambiamento più grande che ha comportato Evernote è stato l’abbandono quasi totale della carta.
Ma non è questo il punto: abbandonare la carta e passare al digitale del tutto è facile, il difficile è farlo rimanendo organizzati (il casino sul tavolo si vede e le cartacce prima o poi sono da spostare, non fosse che per mancanza di spazio, il casino nelle cartelle del computer invece è infinito).

Evernote permette il passaggio al digitale aumentando l’organizzazione.

Una volta che ci si prende la mano, diventa un riflesso condizionato: pensi >> fai una nota.

Evernote libera la testa dalle piccole cose e ti permette di concentrarti su quelle importanti.

Da quando uso Evernote quando mi arriva una mail che comporta un’azione al computer (anche banale, tipo spedire una foto), creo una nota assegnandole il tag to do pc, archivio la mail, faccio quella cosa, rispondo alla mail, e tanti saluti.

Prima invece magari pensavo “sì sì ok faccio domani”, la mail rimaneva lì, nel frattempo ne arrivavano altre mille, la pila di cose non fatte creava sensi di colpa e invece di sconfiggerli facendo qualcosa continuavo a far finta di niente, mentre le mail continuavano ad arrivare. Le mail si sommano, i to do pc si sottraggono.

Il fatto di avere Evernote sul cellulare anche offline, modalità che uso spesso, mi facilita la vita. Mi viene in mente una cosa? Scrivo, salvo, e quando torno online si sincronizza da solo.

Evernote sul computer ha soppiantato tutti gli altri programmi di scrittura: qualsiasi cosa la scrivo su Evernote, e poi eventualmente la copio da altre parti se devo esportarla in pdf, o su Scrivener se devo esportarla in epub.

Basta cliccare ctrl+alt+N, scrivi, e se sei online hai il backup automatico: troppo comodo, e non devi neanche impazzire ad usare altri programmi.

COME LO USO: QUALCHE TRICK SUL COMPUTER

Quando sono a computer utilizzo moltissimo la scorciatoia ctrl+alt+N per creare una nuova nota. Tengo sempre Evernote in background (non ho un computer nuovissimo, ma nonostante questo non lo rallenta), e quando voglio annotare qualcosa clicco quella combinazione e ho sempre una nuova nota a disposizione. La nota finirà in un taccuino di default (nel mio caso Appunti, scegli te quale dalle impostazioni).

Aggiungere tag è facilissimo: basta cliccare su Fare click per aggiungere tag in una nota, scrivere la prima lettera e cliccare il tag tra i suggeriti. Se se ne vuole creare uno nuovo, basta scriverlo.

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Per accedere a Evernote basta fare un click sull’icona nella barra di start in basso a destra (su Windows).

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Un tag rimane anche quando non ci sono note con quel tag: bisogna eliminarlo manualmente.

Se si fa doppio click su una nota, si apre una nuova finestra solo con quella nota (se ne possono aprire quante se ne vuole).

Si può usare anche da browser, ma l’applicazione è talmente comoda, e soprattutto funziona anche online, che uso solo quella.

Come font predefinito uso Sitka Text, dimensione 12.

Tutto ciò che si vede sullo schermo può essere modificato: questa schermata mostra le mie impostazioni.

Ovviamente tutto può essere ordinato per data di creazione, modifica, ordine alfabetico, eccetera eccetera.

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Si possono fare ricerche sia dentro tutte le note, sia dentro una specifica nota.

COME LO USO: QUALCHE TRICK SULL’IPHONE

 

L’app Evernote per l’iPhone (6 nel mio caso) funziona benissimo.

Una cosa da fare subito è attivare il widget nella barra delle notifiche, che permette di aggiungere note al volo senza accedere all’app, anche dalla schermata di blocco.

Visualizza anche un’anteprima delle ultime note, che può far comodo.

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La schermata iniziale può essere personalizzata, io ci tengo solo taccuini e tag perché per come lo uso io è più comodo.

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La visualizzazione delle note dentro i taccuini può essere cambiata dalle impostazioni, io preferisco tenerla con l’opzione “schede”, più pratica, ordinate per data di aggiornamento.

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Quando si crea una nuova nota, il cursore è direttamente nel testo e non nel titolo: le note nel taccuino Appunti non le titolo mai, tanto nell’anteprima si vede il contenuto.

Per aggiungere un tag bisogna cliccare nella “i” cerchiata, poi cliccare “aggiungi tag” per crearne uno nuovo, o cliccare “+” per selezionarne uno già esistente.

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Una scorciatoia è, dalla home, cliccare su un tag, cliccare il “+” grande in basso, e aggiungere la nota: avrà automaticamente il tag su cui abbiamo cliccato all’inizio.

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Se fotografi un biglietto da visita, Evernote lo sistema (vedi foto di seguito) ed estrae le informazioni utili catalogandole automaticamente (numero di telefono, mail, eccetera): non so come faccia ma funziona benissimo.
Basta cliccare su “Foto” e fa tutto da solo: super.

A dire la verità, comunque, non uso mai questa funzione.

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Altra cosa comodissima è l’app Scannable, gratuita e sviluppata da Evernote.
In poche parole tu fotografi un foglio di carta su una superficie; Scannable lo elabora, “estrae” il foglio, ripulisce la scrittura, e ti permette di salvarlo come note su Evernote e/o di esportarlo in jpeg o pdf.

È comodissimo per creare pdf in 30 secondi di documenti cartacei, ad esempio ho creato un pdf perfetto delle cinque pagine del mio contratto di affitto in meno di un minuto.

Evernote dal cellulare è anche più veloce per cancellare le note definitivamente dal cestino: dal computer ogni volta che premi canc viene fuori la finestrella “Sei veramente sicuro di voler eliminare per sempre bla bla bla?”, mentre dal telefono basta spostarla verso sinistra e cliccare sulla X che viene fuori. Sono dettagli comunque.

Il font che si usa su pc non viene visualizzato nell’iPhone.

Si può impostare un codice di sblocco di Evernote, o nell’iPhone utilizzare anche il Touch ID.

Se si clicca su un link però il browser integrato dentro Evernote è pessimo: meglio aprire la pagina in Safari o in un altro browser cliccando nell’icona in basso a sinistra.

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COME LO USO: QUALCHE TRICK SUL TABLET

 
Evernote sul tablet lo uso principalmente per leggere gli articoli raccolti nel tag Link, e per ripassare schemi di libri e altre note.

Il tablet per me è lo strumento più comodo per leggere online.

Ho un tablet normalissimo, niente di che, un Asus 8″: l’app di Evernote per tablet Android funziona bene, bisogna solo andare nelle impostazioni e assicurarsi che i taccuini offline siano attivati (ogni volta che si crea un nuovo taccuino bisogna aggiungerlo all’elenco, altrimenti non viene memorizzato) (impostazioni >> taccuini).

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Ho aggiunto il widget in homepage per aggiungere note con un click, ma non lo uso mai perché non permette di assegnare un tag alla nota, cosa per me fondamentale.

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COSE CHE NON SO O CHE NON SFRUTTO

Ci sono alcune cose di Evernote che non conosco o non uso:
  • Evernote business
  • Evernote workchat
  • le posizioni salvate nelle note

Ecco perché non le trovi citate in questo post.

COSA SUCCEDE SE MUOIO O NON VOGLIO PIÙ USARE EVERNOTE

In questa discussione sul forum di Evernote un utente ha dato mezza password a un figlio e mezza all’altro, e in caso di decesso possono accedere all’account del padre.
C’è chi mette le credenziali in un porcellino salvadanaio in modo da poter essere sicuro che nessuno le legga finché non vuole lui o finché non muore (porcellino intero = credenziali sicure).
C’è chi mette le credenziali nel testamento.

(È una buona idea mettere le credenziali di Clipperz o di servizi simili, in modo che gli eredi possano accedere a tutte le password: sempre che non si abbia qualcosa da nascondere…)

COSA SUCCEDE SE EVERNOTE “MUORE”

Un problema non da poco, se si hanno tanti dati in un posto solo.
Teoricamente, e credo anche praticamente, Evernote ha backup multipli di tutto, ma se — ipotesi quasi impossibile — tutti i loro backup spariscono, tu hai comunque tutto offline (ancora meglio se su più dispositivi).
E periodicamente conviene fare un’esportazione (velocissima: file>>esporta) di tutti i tuoi dati di Evernote, in Xml o html (qui tutti i dettagli tecnici, in breve esportando in html si perdono tag e altre informazione, mentre l’esportazione Xml è completa). Ovviamente le esportazioni possono anche essere reimportate (file>>importa).
Con i dati digitali vale un’unica regola: fidarsi è bene, non fidarsi è meglio.
Perciò, anche se è tutto su cloud e locale, un ulteriore backup male non può fare. Tutti i file che possiedo li ho almeno in doppia copia.
E i backup li faccio manualmente, col buon vecchio copia incolla: non mi fido di cose tipo Time Machine della Apple (e in ogni caso non ho un Mac): preferisco avere il controllo totale delle cose importanti.

Non è paranoia: gli hard disk possono morire, un hard disk ti può cadere, eccetera. Le possibilità sono piccolissime, ma al giorno d’oggi è piccolissimo anche il prezzo degli hard disk: usiamoli.

IL SENSO DI QUESTO POST

Condividere uno strumento che ha avuto un grande impatto sulla mia vita.
Ho scritto questo post solo perché mi sarebbe piaciuto leggerne uno simile quando ancora non usavo Evernote.

Spero possa essere utile a qualcuno.

 

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